مندوب مبيعات عقارات: نموذج الوصف الوظيفي وأهم 12 مهمة للمندوب

شركة تسويق عقاري قررت اللجوء إليك كمسؤول توظيف لضم أفراد جديدة إلى الفريق. لكنك لا تعرف من مهام مندوب مبيعات العقارات سوى إجراء المكالمات المزعجة طوال اليوم. بعد قراءتك لهذا المقال، لن تحتاج إلى معرفة المزيد عن مهام مندوب مبيعات عقارات، فهو يحتوى كذلك على مؤهلات ومواصفات المندوب المؤهل. بهذا نساعدك على اختيار المرشح الأفضل ليكون إضافة قوية إلى أحد أغلى مجالات العمل في العالم، العقارات!

من هو مندوب مبيعات العقارات؟

مندوب مبيعات العقارات هو فرد مبيعات في كثير من الأحيان يؤدي دورين. فهو دائمًا مندوب مبيعات داخلي، يتواصل مع العملاء عبر الهاتف أو الواتساب أو الإيميل، إذا كان يعمل بوكالة عقارية Brokerage، كما يستقبل العملاء المحتملين في الشركة، في حالة أن المندوب يعمل بشركة تطوير عقاري Developer. وأحيانًا أيضًا يعمل كمندوب مبيعات ميداني، فيستكشف المناطق الجغرافية المختلفة المنتشرة بها الوحدات الإدارية والسكنية والتجارية الشاغرة، ويتواصل مع الملاك أو مديري المشروع ليحصل على اتفاق منهم واضح على نصيب الشركة من الوحدات المتاحة والعمولة المقررة عن كل عملية بيع ناجحة.

يعمل مندوب مبيعات العقارات كاستشاري يساعد الطرف البائع على الوصول إلى أفضل عميل مؤهل، كما يساعد أيضًا الطرف المشتري على الوصول إلى منزل أحلامه أو الوحدة الإدارية أو التجارية التي تتناسب مع طبيعة عمله. طالما المندوب يعمل لدى وكالة عقارية، يتشابه مع دور الوسيط التقليدي، فهو لديه قوائم عقارية عدة يعمل على تغطيتها. أما إذا كان يعمل مع شركة تطوير عقاري، فهو يتحدث بلسان المطور، ومن المتوقع أن يكون لدى المطور أكثر من مشروع. كما يمكن للمندوب أن يتدخل في تسهيل عمليات التأجير للوحدات الفاخرة مثل الفيلات والمكاتب الإدارية والمتاجر في المجمعات التجارية والمولات. مع العلم، أن التركيز غالبًا ما يكون على عمليات البيع أو إعادة البيع. 

مهام مندوب مبيعات عقارات

لمندوب مبيعات العقارات دور هام في دورة البيع، فدونه لن تتم أية صفقة. لهذا تجد مهامه موزعة بين دراسة الوحدات المضافة حديثًا باستمرار وبين إرشاد العملاء إلى أفضل الفرص التي تناسب احتياجاتهم. والمسؤوليات كالتالي:

• استكشاف احتياجات العملاء وقدراتهم المادية لتوفير أنسب الخيارات المتاحة.
• إجراء مقارنات باستمرار بين الوحدات بمختلف أنواعها والمناطق الجغرافية لتحديد اتجاهات السوق ومعرفة نِسَب الزيادة المتوقعة لقيمة كل وحدة.
• وضع خطط مناسبة حسب هدف كل عميل سواء كان تنمية رأس المال من خلال استثمار عقاري أو تشغيله بإجراء أكثر من عملية شراء وبيع أو تشغيل الوحدات وتأجيرها.
• ترشيح المناطق الجغرافية المناسبة لكل عميل حسب احتياجاته ولفت نظره إلى فرص قد تثير إعجابه ومراجعة أية أفكار مسبقة لديه عن أي سوق.
• إدارة عمليات التفاوض للوصول إلى موقف مربح للطرفين.
• تنظيم العروض التقديمية للعملاء والتي تتناول الوحدات في المشروع موضع اهتمام العميل.
• إعداد عقود الشراء وصور من الأوراق الخاصة بالتسجيل وتصاريح البناء وملكية الأرض.
• مراجعة الوحدات المضافة إلى نظام إدارة الوحدات أو CRM لتحديد حالة كل وحدة وتحديثها باستمرار.
• إدارة العملاء المحتملين الواردين من الحملات الإعلانية وإضافتهم إلى نظام إدارة العملاء ليكونوا جزء من خط سير المبيعات Sales Pipeline.
• إجراء المكالمات الهاتفية وبدء محادثات مع العملاء المحتملين من خلال رسائل الواتساب والبريد الإلكتروني.
• متابعة العملاء بانتظام وعقد الاجتماعات الافتراضية وفي المقر معهم لتحديد نقاط الاعتراض والتعامل معها.
• إرشاد العملاء إلى أفضل خطط التمويل المتاحة  لكل وحدة والبنوك الموفرة لهذه الخدمة.*

*ملحوظة: المهمة الموجودة في آخر القائمة، قد ينفذها مندوب مبيعات عقارات أو مندوب مبيعات خطط تمويلية Mortgage Broker إن وُجِد.

مؤهلات مندوب مبيعات عقارات

• توجد شركات دولية تحتاج إلى مندوبي مبيعات بمؤهلات عليا؛ بكالوريوس أو ليسانس وغيرها. في واقع الأمر، الخبرة الحياتية والتعامل مع مختلف أنواع العملاء هي أكبر عامل مؤثر في نجاح مندوب مبيعات العقارات. فقد قابلنا الكثير من خبراء المبيعات، ممن بدأوا مسارهم المهني من الشارع لا من الغُرف المكيفة. 

النصيحة الأهم: لا تجعل المؤهل عائق أمام من يستحقون الفرصة، والحالة المثالية هي اختيار أفراد يحملون شهادات عليا ولديهم خبرات عملية نتيجة التعامل مع الغير.

• كما ينبغي أن يكون لدى المندوب مهارة التحدث بالإنجليزية بشكل مبدئي، فهناك مستثمرون أجانب يهتمون ببناء محافظ عقارية في بعض الأسواق الهامة مثل: مصر والسعودية والإمارات. في هذه الحالة، ينبغي على المندوب إجادة اللغة الإنجليزية بطلاقة تساعده على الإقناع والتفاوض.
• يفضل أن يكون لدى المندوب سيارة خاصة ورخصة قيادة سارية تساعده في الانتقالات والمسح الجغرافي للمناطق والمشاريع المتاحة.
• لأهمية القطاع العقاري، بدأ اتجاه قوي بالشرق الأوسط لتسجيل كل من يعمل بمبيعات والتسويق العقاري في سجل السماسرة العقاريين الخاص بالدولة. لهذا يُفضل أن يحمل المرشح للعمل ما يثبت أنه تم تسجيله ويحمل ترخيص بمزاولة هذه المهنة.
• وعلى حسب المستوى الوظيفي المستهدف، في حالة أنك تطلب فرد ذو خبرة، ينبغي أن يكون لديه سجل أعمال يثبت من خلاله حجم المبيعات التي حققها، موضحًا أفضل ربع سنة وأفضل شهر من حيث المبيعات ونوع الوحدات المعروضة.

مهارات مطلوبة في مندوب مبيعات عقارات

 المهارات الأساسية والتي ينبغي أن تتواجد في مندوب مبيعات عقارات أو في أي مجال عمل آخر هي كما يلي:

• مهارات تواصل قوية تظهرفي الاستماع الفعال والتفاوض والإقناع والعرض
• إحاطة تامة بالسوق العقاري المحلي
• المرونة والقدرة على حل المشكلات
• استخدام برامج مايكروسوفت أوفيس خاصة جداول إكسل لتنظيم البيانات وبرنامج وورد لإعداد التقارير
• القدرة على التعامل مع نظام إدارة العملاء المستخدم بالشركة (إن وُجِد)

نموذج الوصف الوظيفي لمندوب مبيعات عقارات

لتجذب الأفراد المتميزين في مجال العقارات، ينبغي أن تعد وصف وظيفي يحقق هدفين:

1- يوضح المواصفات الأساسية والتي لا يمكن الاستغناء عنها في مندوب مبيعات العقارات المطلوب.

2- يحدد إنجازات الشركة ونقاط قوتها والتي تدفع المرشحين النابغين إلى التقدم للعمل معك.

في هذا القسم نتناول: كيف تتعامل مع نموذج الوصف الوظيفي لمندوب مبيعات عقارات لتحقق أقصى فائدة من إعلانك على مختلف منصات التوظيف ولينكد إن.

الهدف من النموذج ألا تقوم بنسخه ولصقه مباشرة إلى منصة التوظيف، فنحن بذلك نضر عملك أكثر من تقديم النفع إليه. بل الهدف هو إرشادك إلى أهم عناصر تعبر عن وظيفة مندوب مبيعات عقارات وموقفه منها، وذلك يختلف من شركة إلى أخرى، حسب نظام العمل والهرم الوظيفي.  

يتكون النموذج من ثلاثة أقسام رئيسية كما جرت العادة:

1- نبذة عن الوظيفة وجهة التوظيف Job Summary

بهذا القسم، توضح أهم صفات تحتاج وجودها في المرشح المثالي، لا تزيد عن ثلاث صفات. كما تتناول تاريخ مختصر عن الشركة، سنوات العمل، عدد المشروعات التي سلمتها، إذا كانت شركة تطوير عقاري، أو أسماء أهم المطورين الذين تعاقدوا معها، في حالة أنها وكالة تسويق عقاري. لإظهار المزيد من نقاط القوى، إضافة نسبة النمو وزيادة الأرباح تؤدي الغرض.

2- مسؤوليات وظيفة مندوب مبيعات عقارات

ابدأ جُمل المهام بفعل أمر في حالة استخدام اللغة الإنجليزية مثل:

Follow up with leads, updating their status and the condition of the deal.

 أو استخدم الاسم المصدر في حالة استخدام اللغة العربية مثل:

متابعة العملاء المحتملين، مع تحديث حالة كل عميل وموقفه من الصفقة.

ينبغي ألا تقل مهام مندوب مبيعات عقارات عن خمسة ويُفضل ألا تزيد عن عشرة حتى يمكن للمرشح استيعاب المسؤوليات كاملة دون تجاهل أيٍ منها.

ينبغي أن يتناول الوصف الوظيفي موقف مندوب مبيعات العقارات من إدارة البيانات، فهو يتعامل مع نوعين:

1- بيانات خاصة بالعملاء الحاليين والمحتملين

2- مواصفات الوحدات وبيانات الشركات المطورة أو بيانات المشاريع إذا كانت الشركة مطور عقاري

كما ينبغي أن توضح دوره في إدارة علاقات العملاء، هل سيدير العلاقة كاملة من أول تواصل إلى النهاية أم سيتولى مسؤولية مرحلة معينة من خط سير المبيعات؟

ولا تنس وضع حدود التعاون مع أفراد الفريق، ما الذي يتوقع أن يحتاجه من أفراد المبيعات الميدانيين؟ وما المهام المتبوعة والتي إنجازها يؤدي إلى بدء مهام أخرى مطلوبة من باقي أفراد الفريق؟

وتعد أهداف المبيعات من أهم البنود في مسؤوليات مندوب العقارات. فينبغي أن تحدد موقفه منها وهل سيتعامل مع أهداف شهرية أم ربع سنوية، لتؤهله للتجربة المقبل عليها وإذا كانت مناسبة مع قدراته أم تفوقها.

بالنسبة لإدارة وتحضير العقود، هل هي جزء من مهامه أم يتولى أدائها الشؤون القانونية بالكامل؟

وأخيرًا، إعداد العروض التقديمية وتقارير المبيعات، ينبغي أن تحدد إذا كان الموظف مطالبًا بالمشاركة في إعداد ملفات العروض التقديمية والتي يعرضها للعملاء أم لا. كما ينبغي ذِكر، إذا كان الموظف سيستخدم نموذج محفوظ يملأه مُعَد من قبل الشركة أم سيستخرج  التقرير مستخدمًا نظام إدارة علاقات العملاء أم سيعد التقرير بنفسه باستخدام مايكروسوفت أوفيس.  

3- متطلبات وظيفة مندوب مبيعات عقارات

المتطلبات هي عناصر لا تقبل التنازل عنها سواء كانت مؤهلات أو مهارات. بمعنى آخر عناصر ينبغي أن تتوافر في كل من يتقدم إلى وظيفة مندوب مبيعات العقارات المعلن عنها.

حدِّد سنوات الخبرة، وحاول أن تجعل المدى ضيق حتى تقلل عدد السير الذاتية المستقبلة قدر المستطاع.

في بعض الأحيان، يمكن أن تذكر مؤشرات الأداء الرئيسية التي لا ينبغي ألا يقل مندوب مبيعات العقارات عنها:

• نسبة تحقيق هدف المبيعات الشهري لا تقل عن 80%
• عدد العملاء المحتملين الذين تم التعامل معهم لا يقل 40 استفسار/ تواصل ناجح
• معدل التحويل لا يقل عن 5% 
• معدل رضا العملاء لا يقل عن 80%

وصف وظيفي لمندوب مبيعات عقارات بالإنجليزي Sales Real Estate Agent

في هذا القسم، نود مشاركة مثال يراعي كل المعلومات المذكورة خلال المقال. فما عليك إلا مراجعة الصورة التالية لتستطيع إنشاء وصف وظيفي تعلن من خلاله عن فرصة مشابهة.