كمدير مبيعات في أحد المحال التجارية، هل تنتظر لآخر الشهر حتى تراجع أداء المبيعات؟ لأنك مدير فائق غالبًا تراجع المبيعات يوميًا وبانتظام. لندعم هذا الاتجاه، وفرنا لك نموذج تقرير مبيعات يومية متكامل يساعد على متابعة الإيرادات بكفاءة. كما وفرنا في النموذج نسخة تصلح للشركات التي تعمل في بيع الخدمات أو المنتجات مرتفعة الثمن.
ما هو تقرير المبيعات اليومية؟
تقرير المبيعات اليومية هو جدول يقدمه كل مندوب المبيعات يتضمن نتائج أنشطته اليومية في نهاية كل يوم عمل. من المتوقع أن يتضمن عدد عمليات البيع الناجحة وقيمة كل عملية والمنتج المتعلق بعملية البيع. مع نهاية التقرير، يمكن للمراجع أن يحدد أكثر المنتجات مبيعًا وإجمالي الإيرادات، يمكن إضافة خانة للملاحظات لتحديد المبالغ التي تم استلامها نقدًا أو بالتحويلات البنكية أو البطاقات أو المحافظ الإلكترونية وتلك المُعلقة أو تم بيعها بالآجل.
ما هو نموذج تقرير مبيعات يومية excel؟
نموذج تقرير المبيعات اليومية هو عبارة عن جدول إكسل ينقسم إلى مجموعة من الأعمدة والصفوف. كل صف يعبر عن منتج أو صنف تم بيعه خلال اليوم، وتتم ذكر الكمية، وتثبيت الوصف. مع العلم، أن كل صنف، يحمل رقم كودي، يمكن الرجوع إليه في الدفاتر، مما يسهل عمليات الفرز والتسوية مستقبلًا في نهاية كل شهر وربع سنة وسنة.
أهمية تقرير المبيعات اليومية
لتقرير المبيعات اليومية عدة خصائص وهو ما يجعله أحد أهم ملفات إدارة المبيعات في مراحلة الأخيرة.
الحصول على مُجمل قيمة المبيعات
الغرض الأساسي من التقرير وتجميع المتشابهات. بمعنى آخر، إذا باع المندوب خمس علب إيبوكسي لعميل وعشرة لعميل آخر، لا تظهر العمليتان منفصلتان، فيمكن الرجوع والتأكد منها من خلال دفتر اليومية. أما تقرير المبيعات، فهو بيان يذكر إجمالي المبيع من كل عنصر، واستنتاج إجمالي مبيعات اليوم.
تحديد مدى نشاط مندوب المبيعات
مندوب المبيعات النشط يظهر من أرقامه. بالطبع في بعض الأوقات، معدل البيع يقل، ولكن هناك حد أدنى لعمليات البيع.
معرفة تغيرات السوق بانتظام
حدوث هبوط أو ارتفاع مفاجئ في المبيعات لا ينبغي أن يكون رد الفعل معه التجاهل بل تحليل الموقف واتخاذ القرار المناسب. هل هناك منتج جديد لمنافس ظهر وجذب بعض الزبائن؟ هل هناك منتج معدل توزيعه انخفض فاتجه الزبائن إلى منتج بديل؟ كل تغير في البيانات عبارة عن فرصة أو تحدي ينبغي التعامل معه قبل فوات الأوان.
توقع المبيعات الشهرية
مع متابعة المبيعات يومًا بيوم، تستطيع رسم صورة متكاملة عن مبيعات الشهر قبل اكتماله، وهو ما يؤهلك لوضع خطط واستراتيجيات بيع جديدة تتناسب مع الفترة القادة لتحقيق الأهداف المرجوة.
أنواع نموذج تقرير المبيعات اليومية
مع تطور الأعمال والمنشآت، البيع للشركات أصبح شائعًا مثل البيع للأفراد، وبالأخص بيع الخدمات. بينما بيع المنتجات الخفيفة قد يستهلك أسبوع كحد أقصى، لمقارنة السعر ومراجعة الجودة والتجارب السابقة ومستوى الحاجة إلى المنتج، بيع الخدمات والمنتجات الثقيلة قد يستهلك شهور.
لهذا أصبح من المتوقع أن تجد نوعين أساسيين من تقارير المبيعات اليومية:
النوع الأول: (كما شرحناه) يهتم بالكميات المبيعة من كل صنف واستنتاج الإيراد.
النوع الثاني: يتناول حالة كل عميل، فيمثل العملاء المحتملين والحاليين الصفوف والخدمة أو المنتج موضع الاهتمام تأتي ثانيًا.
في النوع الأول، البطل هو المنتج، والإيرادات الإجمالية هي النتيجة. النوع الثاني، يهدف إلى معرفة أنشطة البيع وتطور كل صفقة وأثرها عل حالة العميل. النوع الأول، التقرير الإيجابي هو الذي يتضمن أعلى الإيرادات. النوع الثاني، يهتم بالميزانية المتوقعة لصانع القرار أن يستثمر بها لشراء المنتج أو الخدمة. فيسعى البائع على الحفاظ على هذه الميزانية وتوفير أقصى استفادة للعميل.
هل النوع الثاني من تقارير المبيعات منتشر؟ في الواقع، إذا كانت شركتك تبيع خدمات أو منتجات مرتفعة الثمن إلى أفراد وشركات، فغالبًا ما تستخدم أحد أنظمة إدارة علاقات العملاء CRM المتواجدة في السوق. من خلال أمر Export أو استخراج، يمكن الحصول على بيانات المبيعات وتطور حالات العملاء بسهولة.
في حالة أن الميزانية لا تسمح لشراء أو الاشتراك في نظام CRMكخدمة، يُفضل استخدام التقرير المرفق في المقال أو إعداد جدول مشابه.
عناصر نموذج تقرير المبيعات اليومية
كما وضحنا، مرفق مع المقال نوعان من نماذج تقرير المبيعات اليومية؛ الأول يتناول المنتجات. أما الثاني يهتم بالصفقات الضخمة الخاصة بخدمات أو منتجات سعرها مرتفع. رغم هذا، تجد عناصر مشتركة توجد في النموذجين، منها:
- اسم مندوب المبيعات: ينبغي أن يظهر اسم مقدم التقرير، بتحديده تعرف إلى أي مندوب تنتمي هذه المبيعات.
- تاريخ التقرير: من المهم أن يتضمن التقرير التاريخ الذي تمت فيه المبيعات، على أن يكون التاريخ مذكور فيه اليوم والشهر والسنة بالحروف، ويفضل ذِكر رقم الأسبوع من السنة، وهي من 1 إلى 52، إجمالي عدد أسابيع السنة الواحدة.
- اسم الفرع/المنطقة: يُفضل ذكر اسم فرع المتجر أو الشركة في حالة تعدد فروع المنشأة التجارية.
عناصر النوع الأول من نموذج تقرير المبيعات اليومية
- رقم الصنف: كل صنف من أصناف المنتجات التي تبيعها في المتجر، يحمل رقم تعريفي مميز ID أو SKU يمكن من خلاله معرفة بيانات المنتج دون البحث بالاسم أو المواصفات.
- اسم العنصر: هو اسم مميز للمنتج، يكتب كما هو متداول أو حسب تدوينه في الدفاتر وقسائم المشتريات من المورد الرئيسي.
- وصف المنتج: ينبغي أن تذكر كل مواصفات المنتج من لون وأبعاد وحجم بالمللتر أو متر المكعب وكتلة بالكجم، وباستخدام المقاييس الشائعة.
- الكمية: عدد الوحدات التي بيعت من المنتج، مع تحديد التعبئة، شكارة، كيس، علبة، كرتونة.
- سعر الوحدة قبل الخصم وبعده: ينبغي أن تذكر السعر قبل الخصم لا بعد الخصم، وأن تظهر قيمة الخصم المطبقة على المنتج.
- المبلغ الإجمالي: هو حاصل ضرب إجمالي الكمية في سعر الوحدة بعد الخصم إنْ وجد.
- معدل ضريبة المبيعات أو القيمة المضافة حسب الدولة: تختلف هذه الضريبة من دولة إلى أخرى، فتضاف إلى الفاتورة لتُحصل من العميل. قيمته 14% في مصر و15% في المملكة العربية السعودية على سبيل المثال.
- قيمة الضريبة: حاصل ضرب المبلغ الإجمالي في معدل الضريبة المطبقة.
- المجموع: تضاف قيمة الضريبة إلى المبلغ الإجمالي لنحدد إجمالي المبيعات من المنتج X.
عناصر النوع الثاني من نموذج تقرير المبيعات اليومية
- اسم العميل: ينبغي أن تحدد اسم العميل ثلاثي أو ثنائي مع إضافة عنصر مميز، وظيفته، اسم شركته أو مقر عمله
- رقم التواصل: ينبغي أن تضيف رقم التواصل مع تعيين كود الدولة وتحديد إن كان التواصل عبر الهاتف أم واتساب
- حالة العميل قبل التواصل: مهتم أم مهتم جدًا أم صرف نظر
- موعد بدء التواصل: كما ذكرنا، هذا النوع يسجل الأنشطة التي أجراها المندوب مع العملاء، ينبغي أن يحدد المندوب توقيت بدء التواصل مثل: الساعة 11:05 ص
- موعد انتهاء التواصل: في حالة عدم تفاعل العميل يتم وضع شَرطة (-) أو ترك الخلية فارغة، أما في حالة تمام الاتصال ونجاحه ينبغي
- نوع التواصل: قد يكون بريد إلكتروني أو مكالمة هاتفية أو رسالة واتساب أو غيرها.
- حالة العميل بعد التواصل: قد لا تتغير حالة العميل بعد التواصل وقد تذهب العلاقة خطو إلى الأمام أو إلى الوراء.
- الخدمة موضع الاهتمام: ينبغي ذكر الخدمة التي جذبت انتباه العميل وبناءً على خبرة المندوب يبحث عن عروض من مقدميها.
- قيمة الصفقة: ينبغي أن يكون لدى المندوب خلفية عن ميزانية العميل أو قيمة الصفقة التي يسعى إلى إتمامها.
- مصدر العميل: مصدر العميل قد يكون أحد الإحالات، اذكر اسم الطرف الذي رشحه لك، وقد يكون قادم من حملة تسويقية رقمية، اذكر اسم الحملة والمنصة.
من يستفيد من نموذج تقرير المبيعات اليومية؟
هناك طرفان أساسيان يستفيدان من نموذج تقرير المبيعات اليومية. قد تظن أن الطرف الوحيد المستغيد هو مدير المبيعات أو قائد الفريق. لكن في الواقع، مندوب المبيعات مستفيد أيضًا. فزيادة عدد المنتجات المبيعة في اليوم تضمن له العمولة المتفق عليها في نهاية الشهر. فيستفيد المدير أو قائد الفريق من الحصول على النظرة العامة اليومية للمبيعات. بينما يستفيد مندوب المبيعات من حفظ حقه من العمولة. فبمجرد تأشير المدير على التقرير، بموافقته واستلامه البيانات المسجلة، يضمن المندوب بهذا التقرير الحصول على العمولة كاملة.
قسم التسويق من المستفيدين من التقرير، فيمكن من خلال أنشطة البيع قراءة نبض السوق واتجاهاته وأي نوع من المنتجات يُفضل الحصول عليها حاليًا. بهذا، يمكنه إدارة حملات تسويقية رقمية، توجه الجمهور من الأفراد الذين لم يشتروا بعد، بالإسراع بالشراء قبل أن يفوتهم هذا الاتجاه.
